Noilla sanoilla me aikoinaan pyrimme muuttamaan Great Place To Work® Finland:in sisäisen palautekulttuurin. Olimme ajautuneet tilaan, jossa korjaavaa palautetta ei osattu tai uskallettu antaa. Tuo tila näivetti meitä.
Usko tai älä, mutta me emme olleet ainoa tuosta taudista kärsivä suomalainen organisaatio. Palautekulttuurin kanssa tai pikemminkin sen puutteen kanssa kipuilivat lähes kaikki kohtaamani organisaatiot, ja tämän kokemuksen takia palautekulttuuri ja palautteen antaminen nousivat tärkeäksi teemaksi Tulevaisuuskyvykäs organisaatio -kirjassani.
Ohitan tässä kirjoituksessa positiivisen palautteen antamisen tärkeyden kokonaan toteamalla: Älkää koskaan jättäkö antamatta positiivista palautetta, kun teillä on siihen mahdollisuus. Ei siis koskaan – ei kotona, ei työpaikalla, ei ravintolassa eikä muuallakaan.
Kolme tärkeää ylätason teemaa palautteen antamisesta:
1. Ymmärrä, että korjaava palaute on äärimmäinen välittämisen teko. Rakentavan korjaavan palautteen antaminen on vaikeaa meille kaikille, ja juuri siksi se usein jää antamatta. Silloin, kun uskallat/jaksat/viitsit antaa korjaavaa palautetta, osoitat sen saajalle välittäväsi hänestä. Tarjoat hänelle mahdollisuuden onnistua tulevaisuudessa, kehittyä ja kasvaa. Ilman palautetta jätät hänet heitteille.
2. Sopikaa yhdessä palautekulttuurin pelisäännöistä. Paras tapa käynnistää palautekulttuurin kehittämishanke on sopia tiimin kanssa siitä yhdessä. Puhukaa myös siitä, mistä haluatte palautetta ja milloin. Yhtä tärkeää kuin puhua palautteen antamisesta, on puhua sen vastaanottamisesta. Pipelife Finlandilla oli aikoinaan sovittu käytännöstä, jossa henkilön saadessa palautetta hänellä oli lupa sanoa vain ”kiitos”.
3. Systemaattinen palaute luo turvaa. Kun sinulta saa systemaattisesti palautetta, luot ympärillesi turvallisen tilan. Saamansa palautteen ansiosta tiimiläisesi tietävät, miten he suoriutuvat, eikä heidän tarvitse arvailla.
Viisi konkreettista vinkkiä korjaavan palautteen antamiseen:
Ole suora. Kysyttäessä kerro, mitä mieltä olet. Suora palaute ei ole synonyymi tylyydelle tai röyhkeydelle. Anna palaute mahdollisimman pikaisesti havaittuasi syyn sen antamiseen.
Irrota palaute henkilöstä. Anna palaute teosta, tekemättä jättämisestä tai virheellisestä tavasta tehdä asioita. Älä koskaan anna palautetta henkilöstä tai hänen persoonastaan.
Kohtele toista ihmistä arvostavasti. Anna palaute siten, että toinen kokee tulleensa kohdatuksi ja arvostetuksi.
Hyväksy mahdolliset tunnereaktiot, älä pelkää niitä. Oikeinkin annettu palaute saattaa herättää vastaanottajassa tunnereaktioita. Anna niille aikaa, ota ne vastaan.
Anna palaute aina siitä lähtökohdasta, että palautteensaaja voi kasvaa ja kehittyä palautteesi ansiosta.
Palaute tulee aina nähdä lahjana. Näe se arvokkaana lahjana silloin, kun annat sen, mutta muista, että vastaanottaja lopulta päättää, mitä sillä tekee. Palautteen vastaanottajana näe palaute arvokkaana lahjana – mahdollisuutena tulla paremmaksi ja onnistua.