Mulla ois sulle lahja…

Noilla sanoilla me aikoinaan pyrimme muuttamaan Great Place To Work® Finland:in sisäisen palautekulttuurin. Olimme ajautuneet tilaan, jossa korjaavaa palautetta ei osattu tai uskallettu antaa. Tuo tila näivetti meitä.

Usko tai älä, mutta me emme olleet ainoa tuosta taudista kärsivä suomalainen organisaatio. Palautekulttuurin kanssa tai pikemminkin sen puutteen kanssa kipuilivat lähes kaikki kohtaamani organisaatiot, ja tämän kokemuksen takia palautekulttuuri ja palautteen antaminen nousivat tärkeäksi teemaksi Tulevaisuuskyvykäs organisaatio -kirjassani. Teema on puhuttanut myös poikkeuksetta kaikissa kirjan tiimoilta järjestetyissä kohtaamisissa.

Tämän takia haluan jakaa muutaman keskeisen oivalluksen korjaavasta palautteesta myös kaikille teille, jotka ette (vielä) ole kirjaani lukeneet. Ohitan tässä kirjoituksessa positiivisen palautteen antamisen tärkeyden kokonaan toteamalla: Älkää koskaan jättäkö antamatta positiivista palautetta, kun teillä on siihen mahdollisuus. Ei siis koskaan – ei kotona, ei työpaikalla, ei ravintolassa eikä muuallakaan.

No niin, palataan siis siihen kirjoitukseni pihviin.  Ohessa kolme mielestäni tärkeää ylätason teemaa, jotka jokaisen organisaation ja tiimin on syytä muistaa palautteen antamisesta ja palautekulttuurista:

1. Ymmärrä, että korjaava palaute on äärimmäinen välittämisen teko. Rakentavan korjaavan palautteen antaminen on vaikeaa meille kaikille, ja juuri siksi se usein jää antamatta. On helpompi antaa olla, kääntää pää, sulkea silmät tai toivoa, että ensi kerralla asiat menevät toisin. Näin ollen silloin, kun uskallat/jaksat/viitsit antaa korjaavaa palautetta, osoitat sen saajalle välittäväsi hänestä. Tarjoat hänelle mahdollisuuden onnistua tulevaisuudessa, kehittyä ja kasvaa. Ilman palautetta jätät hänet heitteille, hylkäät hänet ja viet mahdollisuuden tulla paremmaksi.
2. Sopikaa yhdessä palautekulttuurin pelisäännöistä. Paras tapa käynnistää palautekulttuurin kehittämis- ja aktivointihanke on sopia tiimin kanssa siitä yhdessä, tyyliin: Palaute on kehittymisen kannalta tärkeää, ja siksi haluamme antaa palautetta enemmän ja paremmin. Tämän jälkeen määritelkää pintapuolisesti, mitä tarkoittaa “enemmän” ja mitä voisi tarkoittaa “paremmin”. Puhukaa myös siitä, mistä haluatte palautetta ja milloin. Yhtä tärkeää kuin puhua palautteen antamisesta, on puhua sen vastaanottamisesta, sillä sekin on taitolaji. Pipelife Finlandilla oli esimerkiksi aikoinaan sovittu käytännöstä, jossa henkilön saadessa palautetta hänellä oli lupa sanoa vain ”kiitos”.
3. Systemaattinen palaute luo turvaa. Kun sinulta saa systemaattisesti palautetta, luot ympärillesi turvallisen tilan. Saamansa palautteen ansiosta tiimiläisesi tietävät, miten he suoriutuvat, eikä heidän tarvitse arvailla, ovatko he onnistuneet vai epäonnistuneet. Luo rakenteita, jotka tekevät palautteen antamisesta helpompaa ja varmistavat, että sitä annetaan systemaattisesti. Pelkkä päätös palautteen antamisen lisäämisestä ei todennäköisesti johda palautteen antamisen lisääntymiseen.

Jottei homma jäisi ihan yläpilveksi ja konsulttijargoniksi, haluan tarjota vielä viisi konkreettista vinkkiä korjaavan palautteen antamiseen (kopioitu suoraan Tulevaisuuskyvykäs organisaatio -kirjasta, sivulta 264).

1. Ole suora. Kysyttäessä kerro, mitä mieltä olet. Suora palaute ei ole synonyymi tylyydelle tai röyhkeydelle. Jos annat palautteen kysymättä, perustele ensin, miksi koet velvollisuudeksesi antaa palautetta. Anna palaute mahdollisimman pikaisesti havaittuasi syyn sen antamiseen.
2. Irrota palaute henkilöstä. ”Tämä lause on tosi monimutkainen, voisiko sitä hieman selkeyttää?” verrattuna ”Onko sulla pahakin dysleksia, kun kirjoitat tällaisia lauseita?” Anna palaute teosta, tekemättä jättämisestä tai virheellisestä/puutteellisesta tavasta tehdä asioita. Älä koskaan anna palautetta henkilöstä tai hänen persoonastaan.
3. Kohtele toista ihmistä arvostavasti. Anna palaute siten, että toinen kokee tulleensa kohdatuksi ja arvostetuksi. Älä asetu kenenkään yläpuolelle, äläkä alapuolelle, kohtaa toinen aina tasavertaisena.
4. Hyväksy mahdolliset tunnereaktiot, älä pelkää niitä. Oikeinkin annettu palaute saattaa herättää vastaanottajassa tunnereaktioita. Palautekeskustelussa palautteensaajan ääni saattaa nousta, silmät kostua ja mieli mustua. Älä pelkää reaktioita. Anna niille aikaa, ota ne vastaan.
5. Anna palaute aina siitä lähtökohdasta, että palautteensaaja voi kasvaa ja kehittyä palautteesi ansiosta. Tätä ei tarvinne selittää.

Niin, ”mulla ois sulle lahja.” Kuten kirjoitukseni alussa kerroin, tuo oli yksinkertainen tapa, jolla halusimme muuttaa palautekulttuuriamme. Halusimme laskea palautteen antamisen rimaa lyömällä palautenarratiivin ikään kuin leikiksi. Usein palautteen antamisessa vaikeinta on keskustelun aloittaminen ja virittäminen oikealle taajuudelle. ”Panu, haluatko lahjan?” ”Panu, mulla olisi tarjota sulle ennenaikainen joulu?” Noilla aloituksilla asian esiin nostaminen tuli helpommaksi. Kyseinen tapa aloittaa keskustelu vei energian aloituksesta palautteen sisältöön ja viritti kuulijan automaattisesti oikealle ”taajuudelle”.

Mutta mikä tärkeintä, palaute tulee aina nähdä lahjana. Näe se arvokkaana lahjana silloin, kun annat sen, mutta muista, kuten lahjan kanssa aina, että vastaanottaja lopulta päättää, mitä sillä tekee. Palautteen vastaanottajana näe palaute arvokkaana lahjana – mahdollisuutena tulla paremmaksi ja onnistua. Mutta muista, että sinä olet itse vastuussa siitä, mitä saamallasi lahjalla teet.